Die finanzielle Ordnung: Von Anfang an richtig
Thomas hat seinen ersten Kunden. Ein mittelständischer Exporteur bestellt ein Datenpaket für 1.800 Euro. Die Freude weicht schnell der Unsicherheit: Er weiß nicht, wie er die Rechnung schreiben soll, wohin das Geld gehört, was er aufheben muss. Sein Privatkonto zeigt den Eingang, aber das fühlt sich falsch an. Drei Quittungen für Softwarelizenzen liegen auf dem Schreibtisch, daneben Notizen zu einem Fachbuch, das er gekauft hat. Alles irgendwie relevant, nichts richtig sortiert.
Sarah hat ähnliche Unsicherheiten. Ihr erster Online-Kurs ist fertig, die Verkaufsplattform überweist nach Abzug der Provision 340 Euro. Sie fragt sich, ob das Umsatz oder Gewinn ist, was als Betriebsausgabe zählt. Michael wartet noch auf seinen ersten Verkauf, nutzt die Zeit aber, um seine Buchhaltung einzurichten. Er hat gehört, dass Chaos am Anfang sich später rächt. Die Frage ist nur: Wie viel Struktur braucht er wirklich?
Die Antwort lautet: weniger als befürchtet, aber mehr als erhofft. Solo-Selbstständige brauchen keine doppelte Buchführung, keine Bilanzen, keinen Wirtschaftsprüfer. Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung genügt dem Finanzamt. Aber Belege müssen gesammelt werden, Einnahmen und Ausgaben dokumentiert, Fristen eingehalten. Wer das von Anfang an systematisch macht, spart später Stunden an Arbeit und Hunderte Euro an Steuerberaterkosten.
Die Einnahmenüberschussrechnung: Das Grundprinzip
Die EÜR ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Im Kern ist sie eine simple Rechnung: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Keine Abgrenzungen, keine Rückstellungen, keine komplizierten Bewertungsfragen. Was im Kalenderjahr auf dem Konto eingeht, ist Einnahme. Was abgeht, ist Ausgabe. Der Rest ist steuerpflichtiger Gewinn.
Wer darf die EÜR nutzen?
Freiberufler dürfen die EÜR immer anwenden, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Sarah mit ihren Kursen kann theoretisch eine Million Euro verdienen und macht trotzdem nur eine EÜR. Gewerbetreibende haben Grenzen: Seit 2024 liegen sie bei 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn. Wer eine dieser Grenzen überschreitet, muss im Folgejahr zur doppelten Buchführung wechseln.
Für die meisten Solo-Selbstständigen sind diese Grenzen irrelevant. Thomas plant im ersten Jahr mit 15.000 Euro Umsatz, Sarah mit 12.000 Euro, Michael mit 8.000 Euro. Sie alle bleiben weit unter den Schwellen. Die EÜR reicht nicht nur, sie ist auch die vernünftige Wahl. Doppelte Buchführung ohne Steuerberater ist fehleranfällig, mit Steuerberater teuer. Beides lohnt sich erst bei deutlich höheren Umsätzen.
Wie funktioniert das Zufluss- und Abflussprinzip?
Die EÜR folgt dem Zufluss- und Abflussprinzip. Entscheidend ist nicht, wann eine Leistung erbracht wird, sondern wann das Geld fließt. Thomas liefert sein Datenpaket am 28. Dezember, der Kunde zahlt am 5. Januar. Die Einnahme zählt für das neue Jahr, nicht für das alte. Umgekehrt funktioniert es genauso: Eine Softwarelizenz, die am 30. Dezember gekauft und bezahlt wird, mindert den Gewinn des alten Jahres.
Das Prinzip hat Gestaltungsspielraum. Wer im Dezember merkt, dass der Gewinn höher ausfällt als erwartet, kann Ausgaben vorziehen: Softwarelizenzen verlängern, Fachliteratur kaufen, notwendige Hardware anschaffen. Wer umgekehrt einen Verlust erwartet, kann Rechnungen erst im neuen Jahr stellen. Das ist keine Steuerhinterziehung, sondern legale Steuergestaltung. Das Finanzamt akzeptiert das, solange die Dokumentation stimmt.
Die Anlage EÜR
Die EÜR wird als Teil der Einkommensteuererklärung eingereicht. Das amtliche Formular heißt Anlage EÜR und muss elektronisch über ELSTER übermittelt werden. Es enthält standardisierte Kategorien für Einnahmen und Ausgaben: Umsatzerlöse, Wareneinkauf, Personalkosten, Raumkosten, Kfz-Kosten, Werbungskosten, Abschreibungen. Buchhaltungssoftware ordnet die Buchungen automatisch den richtigen Kategorien zu.
Die Abgabefrist ist der 31. Juli des Folgejahres. Für das Steuerjahr 2025 muss die Anlage EÜR also bis 31. Juli 2026 beim Finanzamt sein. Wer einen Steuerberater beauftragt, bekommt Verlängerung bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Für 2025 wäre das der 28. Februar 2027. Die Fristverlängerung ist einer der Gründe, warum manche Selbstständige einen Steuerberater engagieren, obwohl sie die EÜR selbst erstellen könnten.
Buchhaltungssoftware: Die Werkzeuge im Vergleich
Buchhaltung per Excel-Tabelle ist möglich, aber mühsam. Moderne Cloud-Software automatisiert die lästigen Schritte: Belege scannen, Buchungen zuordnen, Kontoauszüge abgleichen, die EÜR erstellen. Die Marktführer für Kleinunternehmer sind sevDesk und Lexware Office. Beide haben Stärken und Schwächen.
sevDesk: Der Testsieger
sevDesk belegt in aktuellen Vergleichstests regelmäßig den ersten Platz. Die Stärken liegen beim Rechnungsschreiben: schnelle Erstellung, Vorlagen, Versand per Post als Alternative zu E-Mail. Das Programm unterstützt Fremdwährungsrechnungen und erstellt aus Projektzeiten automatisch Rechnungen. Der Buchhaltungs-Tarif kostet 22,90 Euro monatlich im Jahresabo, bei zweijähriger Laufzeit 19,90 Euro. Wer nur Rechnungen schreiben will, zahlt ab 8,90 Euro.
Die Schwächen zeigen sich bei komplexeren Anforderungen. Die Belegerfassung funktioniert, ist aber nicht so ausgereift wie bei der Konkurrenz. Bei der Integration mit externen Systemen hat sevDesk etwa 55 Schnittstellen, deutlich weniger als Lexware Office. Für Solo-Selbstständige mit überschaubaren Anforderungen ist das kein Problem. Wer viele Tools verknüpfen will, sollte die Verfügbarkeit prüfen.
Lexware Office: Die Alternative
Lexware Office, bis 2024 unter dem Namen lexoffice bekannt, erreicht in Tests die Note 1,2 und landet knapp hinter sevDesk. Die Stärken liegen bei der Belegverarbeitung und der Geschäftskontobuchung. Wer viele Belege verarbeitet, arbeitet mit Lexware Office effizienter. Über 120 Integrationen machen die Software zum Zentrum eines größeren Tool-Ökosystems.
Die Preise beginnen bei 7,90 Euro monatlich für die S-Version, die für einfache Belegverwaltung reicht. Die M-Version mit Rechnungsstellung kostet 12,90 Euro, die L-Version mit vollständiger Buchhaltung 21,90 Euro. Die XL-Version für 32,90 Euro bietet alles, ist aber für Solo-Selbstständige meist überdimensioniert. Lexware Office bietet nur Monats- oder Jahresabos, keine längeren Laufzeiten mit Rabatt.
Andere Optionen
WISO MeinBüro erreicht in Tests die Note 1,4 und ist eine solide dritte Wahl. Die Software kommt aus dem Hause Buhl, das auch die bekannte WISO-Steuersoftware entwickelt. Die Integration zwischen Buchhaltung und Steuererklärung ist entsprechend gut. Die Preise liegen zwischen denen von sevDesk und Lexware Office.
Kostenlose Alternativen wie Invoice Ninja oder Wave Accounting existieren, haben aber Einschränkungen. Sie sind oft englischsprachig, erfüllen nicht alle deutschen Anforderungen oder finanzieren sich durch Werbung. Für den Einstieg mit minimalen Kosten sind sie eine Option. Langfristig lohnt sich der Umstieg auf professionelle Software. Die 100 bis 150 Euro im Jahr sind eine Investition, die sich durch Zeitersparnis mehrfach zurückzahlt.
Die Wahl für Thomas, Sarah und Michael
Thomas entscheidet sich für sevDesk. Er schreibt wenige Rechnungen mit hohen Beträgen und schätzt die Möglichkeit, Rechnungen per Post zu versenden. Seine Firmenkunden erwarten manchmal Papier. Sarah wählt Lexware Office, weil es sich gut mit ihrer Kursplattform verbinden lässt. Michael nimmt ebenfalls sevDesk, weil ihm die Oberfläche besser gefällt. Beide Entscheidungen sind richtig. Die Unterschiede zwischen den Top-Programmen sind geringer als die Marketingabteilungen behaupten.
Das Geschäftskonto: Trennung von privat und beruflich
Rechtlich ist ein separates Geschäftskonto für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben. Praktisch ist die Trennung trotzdem sinnvoll. Wer private und geschäftliche Zahlungen auf demselben Konto mischt, verliert den Überblick. Die Buchhaltung wird aufwendiger, Fehler wahrscheinlicher. Im Zweifel muss bei einer Betriebsprüfung jede Transaktion erklärt werden. Ein separates Konto spart diese Diskussionen.
Welche Geschäftskonten sind kostenlos?
Mehrere Banken bieten Geschäftskonten ohne Grundgebühr an. FYRST, eine Tochter der Deutschen Bank, hat mit dem Base-Tarif ein solides Angebot: keine Kontoführungsgebühr für Einzelunternehmer, 50 beleglose Buchungen im Monat inklusive, jede weitere für 19 Cent. Bargeldabhebungen an Cash-Group-Automaten sind kostenlos. Einzahlungen kosten 3 Euro pro angefangene 5.000 Euro, was für gelegentliche Bareinnahmen akzeptabel ist.
Finom aus den Niederlanden bietet den Solo-Tarif kostenlos an. Allerdings kostet jede ausgehende SEPA-Überweisung zwei Euro, was sich bei vielen Transaktionen summiert. Bargeldeinzahlung ist nicht möglich. Für Selbstständige, die wenige Überweisungen tätigen und ausschließlich digital arbeiten, kann Finom trotzdem attraktiv sein. Die integrierte Buchhaltungsfunktion erspart das manuelle Abgleichen mit externer Software.
Wann lohnen sich kostenpflichtige Konten?
Qonto zählt zu den beliebtesten Geschäftskonten für Selbstständige und kleine Unternehmen. Der Basic-Tarif kostet 11 Euro monatlich, bei jährlicher Zahlung 9 Euro. Dafür sind 30 Überweisungen und Kartenzahlungen inklusive. Die App ist übersichtlich, die Integration mit Buchhaltungssoftware problemlos. Für Gründer, die ein zuverlässiges Konto ohne Kompromisse suchen, ist Qonto eine gute Wahl.
Die klassischen Filialbanken wie Deutsche Bank, Commerzbank oder Sparkassen verlangen für Geschäftskonten zwischen 10 und 30 Euro monatlich. Dafür gibt es persönliche Beratung, Filialen vor Ort und manchmal Kreditlinien. Ich halte das für Solo-Selbstständige mit geringem Umsatz für unnötig teuer. Wer allerdings mittelfristig Kredite aufnehmen will, kann die höheren Gebühren als Investition in eine Bankbeziehung betrachten.
Die Entscheidung
Thomas eröffnet ein Fyrst-Konto. Die Verbindung zur Deutschen Bank gibt ihm ein gutes Gefühl, die Kosten bleiben bei null. Sarah nimmt Qonto, weil die Plattform gut mit Lexware Office zusammenarbeitet. Die 9 Euro monatlich sind für sie eine überschaubare Betriebsausgabe. Michael startet mit Finom, weil er im ersten Jahr wenige Transaktionen erwartet. Falls sich das ändert, wechselt er später. Die Kontoeröffnung dauert bei allen Anbietern weniger als 15 Minuten.
E-Rechnung: Die neue Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Die Regelung betrifft alle Unternehmen in Deutschland, auch Solo-Selbstständige. Die Umsetzung erfolgt stufenweise, aber die Richtung ist klar: Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien sind Auslaufmodelle.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein per E-Mail versandtes PDF. Sie muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, das maschinell verarbeitet werden kann. Die in Deutschland üblichen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. XRechnung ist reines XML, für Menschen nicht direkt lesbar. ZUGFeRD kombiniert XML mit einem lesbaren PDF, was den Übergang erleichtert.
Das Finanzamt stellt unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer bereit, der E-Rechnungen menschenlesbar darstellt. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung kommt als Anhang, wird heruntergeladen und gespeichert. Die Archivierungspflicht beträgt acht Jahre, in denen die Rechnung jederzeit lesbar und nachvollziehbar sein muss.
Die Übergangsfristen
Die volle Pflicht kommt gestaffelt. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen für B2B-Umsätze noch Papierrechnungen ausgestellt werden. Auch elektronische Rechnungen in anderen Formaten bleiben zulässig. Ab 2027 gilt eine Umsatzgrenze: Wer 2026 weniger als 800.000 Euro umgesetzt hat, darf weiterhin klassisch abrechnen. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.
Für Solo-Selbstständige mit geringem Umsatz bedeutet das: Bis Ende 2027 können sie wie gewohnt arbeiten. Ab 2028 müssen auch sie E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an Geschäftskunden verkaufen. Thomas mit seinen Datenpaketen für Firmenkunden ist betroffen. Sarah verkauft an Privatpersonen und bleibt von der Pflicht verschont. Michael verkauft an beides, muss also unterscheiden.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss bis Ende 2027 keine E-Rechnungen ausstellen. Die Ausnahme gilt aber nur fürs Ausstellen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer elektronische Rechnungen können, und zwar ab sofort. Buchhaltungssoftware wie sevDesk und Lexware Office unterstützt beide Formate und erledigt die technischen Details automatisch. Wer bereits jetzt Software nutzt, muss sich um die E-Rechnung wenig Sorgen machen.
Belege: Sammeln, Sortieren, Archivieren
Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg. Das Finanzamt akzeptiert keine Schätzungen und keine mündlichen Erklärungen. Wer eine Ausgabe geltend macht, muss sie nachweisen können. Das gilt für die Softwarelizenz genauso wie für das Fachbuch, den Bürostuhl, die Bahnfahrt zum Kundentermin.
Papier oder digital?
Seit 2015 akzeptiert das Finanzamt digitale Kopien von Papierbelegen. Das Original muss nicht aufbewahrt werden, solange die Kopie vollständig und lesbar ist. Buchhaltungssoftware bietet dafür Scan-Funktionen: Beleg fotografieren, hochladen, automatisch zuordnen. Die OCR-Erkennung liest Beträge und Daten aus dem Bild und schlägt die passende Buchung vor.
Digital native Belege, also Rechnungen, die direkt als PDF kommen, dürfen nicht ausgedruckt und dann wieder eingescannt werden. Sie müssen im Originalformat gespeichert werden. Das klingt selbstverständlich, ist aber ein häufiger Fehler. Wer alle Belege auf Papier abheftet und später digitalisiert, macht bei digital empfangenen Rechnungen etwas falsch. Die Lösung: Alles direkt digital speichern, Papierbelege scannen, digitale Belege unverändert archivieren.
Die GoBD: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Die GoBD regeln, wie Buchführungsunterlagen zu behandeln sind. Für Solo-Selbstständige sind die wichtigsten Punkte: Vollständigkeit (alle Geschäftsvorfälle dokumentieren), Nachvollziehbarkeit (ein sachverständiger Dritter muss die Buchungen verstehen können), Unveränderbarkeit (einmal gespeicherte Daten nicht manipulieren) und Aufbewahrung (acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege seit dem Bürokratieentlastungsgesetz 2025, sechs Jahre für Geschäftsbriefe).
In der Praxis bedeutet das: Buchhaltungssoftware nutzen, die GoBD-konform arbeitet. Alle gängigen Programme erfüllen diese Anforderung. Belege zeitnah erfassen, nicht am Jahresende einen Schuhkarton voller Quittungen sortieren. Regelmäßig sichern, am besten automatisch in der Cloud. Wer diese Grundregeln befolgt, ist auf der sicheren Seite.
Was können Solo-Selbstständige absetzen?
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Bei digitalen Produkten fallen darunter: Hardware wie Computer, Monitore, Drucker. Software wie Buchhaltung, Videobearbeitung, Projektmanagement. Büromaterial, Fachliteratur, Weiterbildungen. Internetkosten, wenn das Homeoffice genutzt wird. Reisekosten zu Kunden oder Messen. Die anteilige Miete, wenn ein Arbeitszimmer ausschließlich beruflich genutzt wird.
Thomas setzt seine Softwarelizenzen für Datenanalyse ab, etwa 800 Euro im Jahr. Sarah ihre Videoausrüstung für die Kursproduktion, ihre Kursplattform-Gebühren und die Buchhaltungssoftware. Michael seine CAD-Software und Fachliteratur. Die Grenzen zwischen privat und beruflich können fließend sein. Ein Laptop, der auch privat genutzt wird, ist nur anteilig absetzbar. Die Buchhaltungssoftware ist eindeutig beruflich. Im Zweifel hilft der Steuerberater.
Zehn Tipps für die Finanzorganisation
Die folgenden Empfehlungen basieren auf häufigen Fehlern, die Gründer im ersten Jahr machen. Wer sie beherzigt, spart Zeit und Geld.
- Geschäftskonto sofort einrichten: Nicht warten, bis der erste Umsatz kommt. Die Trennung von Anfang an durchhalten.
- Buchhaltungssoftware vor dem ersten Euro: Einrichtung dauert eine Stunde, spart später Tage.
- Belege am selben Tag erfassen: Quittung fotografieren, hochladen, abhaken. Nicht sammeln.
- Steuerrücklage auf separates Konto: 30 Prozent vom Gewinn automatisch überweisen. Nicht ausgeben.
- Rechnungen sofort schreiben: Nach Lieferung oder Leistung, nicht am Monatsende.
- Zahlungsziele kurz halten: 14 Tage sind Standard. 30 Tage sind zu lang für kleine Beträge.
- Mahnwesen einrichten: Automatische Zahlungserinnerung nach 7 Tagen. Höflich, aber konsequent.
- Quartalsweise EÜR-Zwischenstand: Nicht erst am Jahresende wissen, wie es läuft.
- Steuervorauszahlungen einplanen: Das Finanzamt schätzt im ersten Jahr niedrig. Die Nachzahlung kommt.
- Einmal jährlich Kontomodelle prüfen: Gebühren ändern sich. Wechsel ist meist kostenlos.
Fazit
Die finanzielle Infrastruktur einer Solo-Selbstständigkeit ist überschaubar: Ein Geschäftskonto, eine Buchhaltungssoftware, ein System für Belege. Die Kosten liegen unter 200 Euro im Jahr, wenn man klug wählt. Die Zeit für die Einrichtung beträgt einen halben Tag. Danach läuft das System weitgehend automatisch, solange man es regelmäßig pflegt.
Thomas hat sein Fyrst-Konto eröffnet und sevDesk eingerichtet. Seine erste Rechnung über 1.800 Euro ist raus, die Steuerrücklage auf einem Unterkonto geparkt. Er hat verstanden: Die Buchhaltung ist nicht das Problem. Das Problem ist, sie zu ignorieren. Wer wöchentlich zehn Minuten investiert, hat am Jahresende keine bösen Überraschungen.
Sarah und Michael folgen dem gleichen Prinzip. Die Details unterscheiden sich, die Struktur ist identisch. Im nächsten Teil geht es um Steuern: Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer. Dort erkläre ich, was das Finanzamt erwartet, welche Vorauszahlungen anfallen und wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert. Die Buchhaltung liefert die Zahlen, die Steuererklärung verarbeitet sie.
Quellen
- IHK München: EÜR Ratgeber für Selbstständige. ihk-muenchen.de
- Bundesministerium der Finanzen: Anlage EÜR 2026. bundesfinanzministerium.de
- sevDesk: Preise und Tarife Januar 2026. sevdesk.de/preise
- Lexware: Preise und Produktvergleich 2026. lexware.de/preise
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung ab 2025. bundesfinanzministerium.de
- FYRST: Geschäftskonto Konditionen 2026. fyrst.de
- Qonto: Preise und Pläne 2026. qonto.com/de/pricing
- Finom: Geschäftskonto Preise 2026. finom.co/de-de/pricing
- DATEV: E-Rechnungspflicht gesetzliche Regelungen. datev.de
- Haufe: Aufbewahrungsfristen nach Bürokratieentlastungsgesetz IV. haufe.de