Vom Angestellten zum Unternehmer: Die ersten Schritte
Thomas sitzt am Küchentisch und starrt auf seinen Laptop. Der Bildschirm zeigt das ELSTER-Portal, daneben liegt ein Notizblock mit Fragen: Freiberufler oder Gewerbe? Brauche ich eine UG? Was ist mit der Berufsgenossenschaft? Vor drei Wochen hat er beschlossen, seine Expertise in Handelsdaten zu einem Geschäft zu machen. Jetzt merkt er: Die Idee war der einfache Teil. Die Umsetzung verlangt Entscheidungen, die sich nicht so leicht revidieren lassen.
Sarah steht vor ähnlichen Fragen. Sie will Online-Kurse zum Thema Marketing verkaufen. Ist das freiberufliche Dozententätigkeit oder ein Gewerbe? Michael plant den Verkauf technischer Baupläne. Als gelernter Handwerksmeister mit CAD-Kenntnissen könnte er als Ingenieur durchgehen, aber sicher ist er nicht. Alle drei brauchen Klarheit, bevor sie den ersten Euro verdienen.
Die gute Nachricht: Der bürokratische Aufwand ist geringer als befürchtet. Eine Gewerbeanmeldung dauert 30 Minuten und kostet zwischen 20 und 65 Euro. Freiberufler sparen sich diesen Schritt komplett. Die schlechte Nachricht: Wer falsch startet, zahlt später drauf. Ein irrtümlich nicht angemeldetes Gewerbe kann Bußgelder bis 1.000 Euro nach sich ziehen. Eine falsche Einstufung als Freiberufler führt zu Gewerbesteuernachzahlungen plus Zinsen.
Freiberufler oder Gewerbetreibender: Die Grundunterscheidung
Das deutsche Steuerrecht kennt zwei Kategorien selbstständiger Tätigkeit: freie Berufe und Gewerbe. Die Unterscheidung stammt aus einer Zeit, als Ärzte, Anwälte und Künstler eine Sonderstellung genossen. Heute wirkt sie manchmal willkürlich, hat aber handfeste finanzielle Konsequenzen.
Welche Berufe gelten als freiberuflich?
Das Einkommensteuergesetz listet in § 18 die sogenannten Katalogberufe auf. Wer einen dieser Berufe ausübt, gilt ohne weitere Prüfung als Freiberufler. Die Liste umfasst vier Gruppen: Heilberufe wie Ärzte, Zahnärzte und Heilpraktiker. Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberufe wie Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Technische Berufe wie Ingenieure, Architekten und Vermessungsingenieure. Medien- und Kulturberufe wie Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer und Künstler.
Daneben erkennt die Rechtsprechung katalogähnliche Berufe an. Programmierer können als ingenieurähnlich gelten, wenn ihre Tätigkeit vergleichbare Anforderungen stellt. Berater fallen manchmal unter die beratenden Betriebswirte. Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig. Im April 2025 bestätigte der Bundesfinanzhof erneut, dass jeder Einzelfall anhand der Gesamtumstände zu beurteilen ist.
Für Thomas ist die Sache kompliziert. Seine Handelsdaten-Pakete sind keine klassische Ingenieurtätigkeit. Sie könnten als wirtschaftliche Beratung durchgehen, wenn er die Daten nicht nur liefert, sondern auch interpretiert und Empfehlungen ausspricht. Verkauft er dagegen reine Datenprodukte ohne Beratungsleistung, tendiert die Einordnung zum Gewerbe. Sarah hat es einfacher: Unterrichtende Tätigkeit ist ein Katalogberuf. Solange sie Wissen vermittelt und nicht nur Materialien verkauft, gilt sie als Freiberuflerin. Michael bewegt sich im Graubereich zwischen Ingenieur und Handwerker.
Wer entscheidet über die Einstufung?
Die Einstufung als Freiberufler oder Gewerbetreibender erfolgt nicht durch den Gründer selbst. Das Finanzamt prüft die Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und trifft die Entscheidung. Wer unsicher ist, kann vorab eine verbindliche Auskunft beantragen. Das kostet je nach Streitwert zwischen 100 und mehreren tausend Euro, schafft aber Rechtssicherheit.
Eine pragmatische Alternative: Mit dem Finanzamt telefonieren. Viele Finanzämter geben formlose Einschätzungen, die zwar nicht rechtsverbindlich sind, aber die Richtung weisen. Wichtig ist, die eigene Tätigkeit präzise zu beschreiben. Wer sagt, er verkaufe Daten, wird anders eingestuft als jemand, der strategische Marktanalysen erstellt.
Was bedeutet die Einstufung finanziell?
Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Das spart bei einem Gewinn von 30.000 Euro je nach Hebesatz zwischen 400 und 800 Euro jährlich. Sie müssen sich nicht beim Gewerbeamt anmelden und sind nicht automatisch Mitglied der IHK. Die Buchführung bleibt einfach: Eine Einnahmenüberschussrechnung genügt, unabhängig von der Höhe des Umsatzes.
Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe beim zuständigen Amt an, zahlen die Anmeldegebühr und werden automatisch IHK-Mitglied. Der Mindestbeitrag liegt bei etwa 150 Euro jährlich, kann aber je nach Umsatz steigen. Die Gewerbesteuer greift erst ab 24.500 Euro Gewinn, darunter fällt ein Freibetrag. Für Thomas mit seinen geschätzten 15.000 Euro im ersten Jahr wäre die Gewerbesteuer kein Thema. Die IHK-Mitgliedschaft dagegen schon.
Rechtsformen im Überblick
Neben der Frage Freiberufler oder Gewerbe steht die Wahl der Rechtsform. Für Solo-Selbstständige kommen drei Varianten in Frage: das Einzelunternehmen, die Gesellschaft bürgerlichen Rechts und die Unternehmergesellschaft. Jede hat Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl hängt von Haftungsrisiken, Startkapital und Zukunftsplänen ab.
Das Einzelunternehmen
Die mit Abstand häufigste Form für Solo-Selbstständige. Kein Mindestkapital, keine Gründungskosten außer der Gewerbeanmeldung, keine besonderen Formalitäten. Der Unternehmer haftet mit seinem gesamten Privatvermögen, was bei digitalen Produkten meist überschaubar ist. Ein Datenfehler in Thomas' Handelspaketen könnte theoretisch Schadensersatzforderungen auslösen, praktisch ist das Risiko gering. Sarah verkauft Wissen, Michael technische Pläne. In beiden Fällen bleibt das Haftungsrisiko begrenzt.
Das Einzelunternehmen entsteht automatisch mit der Aufnahme der Tätigkeit. Kein Notar, kein Gesellschaftsvertrag, kein Registereintrag. Freiberufler melden sich beim Finanzamt an und sind fertig. Gewerbetreibende machen den Umweg über das Gewerbeamt, was einen halben Tag kostet. Die Einfachheit ist der größte Vorteil dieser Rechtsform.
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts
Wenn zwei oder mehr Personen gemeinsam gründen, entsteht oft eine GbR. Für Solo-Selbstständige ist sie normalerweise irrelevant. Es sei denn, Thomas arbeitet mit einem Partner zusammen, der ebenfalls Datenprodukte liefert. Dann wäre die GbR die einfachste gemeinsame Rechtsform. Auch sie erfordert kein Mindestkapital und keine notarielle Beurkundung. Ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag ist empfehlenswert, aber nicht vorgeschrieben.
Der Nachteil: Alle Gesellschafter haften persönlich und unbeschränkt. Nicht nur für eigene Fehler, sondern auch für die der Partner. Wer eine GbR gründet, sollte seinem Mitgesellschafter vertrauen. Die GbR ist keine Lösung für Haftungsprobleme, sondern eine praktische Form für gemeinsame Projekte.
Wann lohnt sich die UG?
Die UG, oft als Mini-GmbH bezeichnet, begrenzt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen. Das Privatvermögen bleibt geschützt. Der Preis dafür ist höherer Aufwand: Notarielle Beurkundung, Handelsregistereintrag, doppelte Buchführung, Jahresabschlüsse. Die Gründungskosten liegen bei mindestens 400 Euro, realistisch eher bei 600 bis 800 Euro.
Das Stammkapital kann formal bei einem Euro liegen. Praktisch sollten es mindestens 300 bis 1.000 Euro sein, um die Gründungskosten zu decken. Die UG muss jährlich 25 Prozent ihres Gewinns zurücklegen, bis das Stammkapital einer GmbH erreicht ist. Bei 25.000 Euro kann sie dann in eine GmbH umgewandelt werden. Für Gründer mit Haftungssorgen ist die UG eine Option, für die meisten Solo-Selbstständigen aber Overkill.
Die Notarkosten hängen vom gewählten Verfahren ab. Mit dem gesetzlichen Musterprotokoll liegen sie bei etwa 105 Euro für eine Ein-Personen-UG. Mit individuellem Gesellschaftsvertrag steigen sie auf 280 bis 850 Euro. Hinzu kommen Handelsregistergebühren von 225 Euro (seit Juni 2025) und die Gewerbeanmeldung. Wer die UG wählt, sollte mindestens 800 Euro einplanen.
Der Anmeldeprozess Schritt für Schritt
Die Bürokratie der Selbstständigkeit lässt sich auf drei Behördengänge reduzieren: Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft. Freiberufler überspringen den ersten Schritt, alle anderen absolvieren ihn in weniger als einer Stunde.
Schritt 1: Das Gewerbeamt
Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe vor Aufnahme der Tätigkeit beim zuständigen Gewerbeamt an. Zuständig ist die Stadt oder Gemeinde des Geschäftssitzes, bei den meisten Solo-Selbstständigen also der Wohnort. In größeren Städten wie Berlin, Hamburg, München oder Frankfurt ist die Anmeldung online möglich. In kleineren Gemeinden geht es persönlich im Rathaus oder Ordnungsamt.
Die Kosten variieren je nach Kommune: Berlin verlangt 15 Euro, Hamburg 20 Euro, München 50 bis 60 Euro. Der Bundesdurchschnitt liegt bei 20 bis 65 Euro. Mitzubringen sind Personalausweis und eine Beschreibung der geplanten Tätigkeit. Wer einen erlaubnispflichtigen Beruf ausübt, braucht zusätzliche Nachweise. Für den Verkauf digitaler Produkte ist das selten der Fall.
Nach der Anmeldung erhält man sofort oder per Post den Gewerbeschein. Das Gewerbeamt informiert automatisch das Finanzamt, die IHK und bei bestimmten Branchen die Berufsgenossenschaft. Trotzdem sollte man nicht darauf verlassen, dass alle Meldeketten funktionieren. Ein Anruf beim Finanzamt nach zwei Wochen klärt, ob der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angekommen ist.
Schritt 2: Das Finanzamt
Ob Freiberufler oder Gewerbetreibender: Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt eingehen. Seit 2021 geht das nur noch elektronisch über das ELSTER-Portal. Eine Papierversion gibt es nur in begründeten Ausnahmefällen.
Der Fragebogen ist umfangreich, aber nicht kompliziert. Er fragt nach persönlichen Daten, der Art der Tätigkeit, geschätzten Einnahmen und Ausgaben, der gewünschten Besteuerungsart und der Wahl der Kleinunternehmerregelung. Die Schätzungen im ersten Jahr sind Prognosen, keine Verpflichtungen. Wer zu niedrig schätzt, zahlt später nach. Wer zu hoch schätzt, bekommt eine Erstattung. Beides ist kein Drama.
Nach etwa zwei bis vier Wochen erhält man die Steuernummer. Ohne sie lassen sich keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben. Wer vorher Einnahmen erzielt, kann die Rechnungen später korrigieren oder Abschlagsrechnungen ohne Steuernummer ausstellen. Das Finanzamt ist da pragmatischer als sein Ruf. Thomas könnte also schon verkaufen, bevor die Nummer da ist. Die endgültige Rechnung folgt später.
Schritt 3: Die Berufsgenossenschaft
Jedes Unternehmen in Deutschland muss sich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Die Frist beträgt eine Woche nach Gründung. Das gilt auch für Solo-Selbstständige ohne Mitarbeiter. Die Anmeldepflicht ist unabhängig davon, ob man selbst versichert ist oder nicht.
Für Unternehmer ohne Angestellte ist die Anmeldung oft kostenlos. Die Berufsgenossenschaft erfasst das Unternehmen, verlangt aber keine Beiträge, solange kein Personal beschäftigt wird. Freiberufler wie Ärzte oder Rechtsanwälte haben eigene Versorgungswerke und sind teilweise befreit. Für Thomas, Sarah und Michael gilt die normale Anmeldepflicht.
Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, hängt von der Branche ab. Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft deckt die meisten Büro- und IT-Tätigkeiten ab. Die BGW ist für Gesundheitsdienste zuständig, die BG BAU für Bauwesen. Eine Übersicht bietet die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Bei Nichtanmeldung drohen Bußgelder bis zu 2.500 Euro, auch wenn das in der Praxis selten vorkommt.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Die meisten Gründer machen die Anmeldung einmal im Leben. Entsprechend wenig Routine haben sie. Bestimmte Fehler wiederholen sich, lassen sich aber leicht vermeiden.
Fehler 1: Zu spät anmelden
Viele Gründer beginnen zu verkaufen, bevor sie sich angemeldet haben. Das ist bei kleinen Beträgen meist kein Problem, kann aber Ärger machen. Die Gewerbeanmeldung muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. In der Praxis drückt das Gewerbeamt bei ein paar Tagen Verspätung ein Auge zu. Bei Wochen oder Monaten Verzug droht ein Bußgeld bis 1.000 Euro.
Für das Finanzamt gilt eine Frist von einem Monat. Diese Frist ist großzügiger, wird aber auch strenger kontrolliert. Wer Einnahmen hat, ohne beim Finanzamt registriert zu sein, fällt spätestens bei der Steuererklärung auf. Die Nachfragen sind unangenehm, auch wenn sie selten zu Strafen führen.
Fehler 2: Falsche Einstufung akzeptieren
Nicht jede Entscheidung des Finanzamts ist korrekt. Wer als Gewerbetreibender eingestuft wird, obwohl die Tätigkeit freiberuflich ist, sollte Widerspruch einlegen. Das lohnt sich bei der Gewerbesteuer, der IHK-Mitgliedschaft und der einfacheren Buchführung. Ein Steuerberater kann die Erfolgsaussichten einschätzen.
Umgekehrt gilt: Wer sich als Freiberufler anmeldet, obwohl die Tätigkeit gewerblich ist, riskiert Nachzahlungen. Das Finanzamt prüft nicht immer sofort, aber irgendwann. Bei einer Betriebsprüfung nach fünf Jahren werden alle Steuerbescheide aufgerollt. Die Nachzahlung plus Zinsen kann schmerzhaft sein. Ehrlichkeit zahlt sich aus.
Fehler 3: Die UG zu früh gründen
Haftungsbeschränkung klingt attraktiv. Viele Gründer unterschätzen aber den laufenden Aufwand einer UG: Jahresabschlüsse, Veröffentlichungspflichten, Steuerberaterkosten. Für ein Geschäft mit 20.000 Euro Umsatz im Jahr ist das unverhältnismäßig. Die Faustregel: Erst ab 50.000 Euro Jahresgewinn lohnt sich die UG wirtschaftlich. Darunter überwiegen die Kosten.
Thomas mit seinen Datenpaketen hat kaum Haftungsrisiken. Seine Produkte sind informativ, nicht operativ. Ein Fehler in den Daten könnte höchstens zu falschen Geschäftsentscheidungen führen, aber selbst dann ist die Kausalkette schwer nachweisbar. Sarah verkauft Wissen. Michael verkauft Pläne, die professionell geprüft werden sollten, bevor sie umgesetzt werden. Für alle drei ist das Einzelunternehmen die richtige Wahl.
Fehler 4: Die Berufsgenossenschaft vergessen
Die Anmeldepflicht bei der Berufsgenossenschaft ist wenig bekannt. Viele Gründer erfahren davon erst durch ein Schreiben, das Monate später eintrifft. Das ist ärgerlich, aber selten teuer. Die Nachversicherung ist problemlos möglich. Bußgelder werden bei erstmaliger Nichtanmeldung selten verhängt.
Sinnvoller ist die freiwillige Versicherung. Solo-Selbstständige können sich bei ihrer Berufsgenossenschaft gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichern. Die Kosten liegen je nach Tätigkeit bei wenigen hundert Euro im Jahr. Wer viel am Bildschirm arbeitet, hat geringe Risiken. Wer auf Baustellen unterwegs ist wie Michael, sollte die Versicherung in Betracht ziehen.
Checkliste für den Start
Die folgende Liste fasst die notwendigen Schritte zusammen. Die Reihenfolge ist verbindlich: Erst Gewerbeamt, dann Finanzamt, dann Berufsgenossenschaft. Freiberufler starten direkt beim Finanzamt.
Vor der Gründung
- Tätigkeit beschreiben: Was genau verkaufe ich? An wen?
- Einstufung klären: Freiberufler oder Gewerbetreibender?
- Rechtsform wählen: Einzelunternehmen oder UG?
- Geschäftsadresse festlegen: Wohnung oder externe Adresse?
- Starttermin planen: Ab wann soll es losgehen?
Woche 1: Anmeldungen
- Gewerbeanmeldung (nur Gewerbetreibende): Gewerbeamt persönlich oder online
- ELSTER-Zugang einrichten: elster.de, kann einige Tage dauern
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und absenden
- Berufsgenossenschaft ermitteln: dguv.de/de/versicherung
- Bei der Berufsgenossenschaft anmelden: innerhalb einer Woche
Woche 2-4: Auf Antworten warten
- Gewerbeschein per Post erhalten (falls nicht sofort)
- Steuernummer vom Finanzamt erhalten: 2-4 Wochen
- IHK-Mitgliedschaft bestätigen (Gewerbetreibende)
- Geschäftskonto eröffnen (optional, aber empfohlen)
- Buchhaltungssoftware einrichten
Laufend
- Belege sammeln und digitalisieren
- Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
- Steuerrücklage bilden: 30-40 Prozent vom Gewinn
- Umsatzsteuervoranmeldung (falls nicht Kleinunternehmer): monatlich oder quartalsweise
- Einkommensteuererklärung: jährlich bis 31. Juli
Fazit
Die Anmeldung einer Solo-Selbstständigkeit ist kein bürokratisches Monster. Ein Nachmittag genügt, um die wesentlichen Schritte zu erledigen. Die Kosten bleiben unter 100 Euro, wenn man auf die UG verzichtet. Die Entscheidungen am Anfang haben Konsequenzen, lassen sich aber korrigieren, wenn das Geschäft wächst.
Thomas hat sich für das Einzelunternehmen entschieden. Er meldet ein Gewerbe an, weil seine Datenprodukte keine eindeutig freiberufliche Tätigkeit sind. Die Kosten betragen 35 Euro. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung füllt er abends aus, die Steuernummer kommt drei Wochen später. Bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft ist er registriert, zahlt aber vorerst nichts.
Sarah arbeitet als Freiberuflerin. Ihre Online-Kurse fallen unter die unterrichtende Tätigkeit nach § 18 EStG. Sie spart sich die Gewerbeanmeldung und die IHK-Mitgliedschaft. Michael wählt ebenfalls das Einzelunternehmen, allerdings mit Gewerbeanmeldung. Seine technischen Pläne sind keine ingenieurähnliche Tätigkeit im Sinne des Gesetzes, weil er nicht projektiert, sondern verkauft.
Im nächsten Teil geht es um Buchhaltung und Finanzen: Wie richtet man die EÜR ein? Welche Software lohnt sich? Braucht man ein Geschäftskonto? Die Grundlagen sind gelegt, jetzt folgt die Praxis.
Quellen
- § 18 EStG: Katalogberufe und freiberufliche Tätigkeit. gesetze-im-internet.de
- Bundesfinanzhof: Beschluss VIII B 88/24 vom 22. April 2025 zur Abgrenzung freiberuflicher Tätigkeit. bundesfinanzhof.de
- IHK Nordschwarzwald: Abgrenzung Gewerbebetrieb und freie Berufe. ihk.de
- Für-Gründer.de: Kosten und Ablauf der UG-Gründung 2026. fuer-gruender.de
- Heckschen & Salomon: Erhöhung der Handelsregistergebühren zum 01.06.2025. heckschen-salomon.de
- Taxfix: Gewerbe anmelden 2026 - Ablauf, Kosten, Pflichten. taxfix.de
- ELSTER: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen. elster.de
- DGUV: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft. dguv.de
- § 209 SGB VII: Bußgeldvorschriften Berufsgenossenschaft. gesetze-im-internet.de
- Gründerplattform: Berufsgenossenschaft anmelden. gruenderplattform.de