Das Finanzamt: Partner, nicht Gegner
Thomas hat seinen ersten Steuerbescheid erhalten. Drei Monate nach Beginn seiner Selbstständigkeit kam der Brief: Einkommensteuer-Vorauszahlung für das laufende Jahr, vierteljährlich 200 Euro. Er hatte mit mehr gerechnet, basierend auf den Horrorgeschichten im Internet. Jetzt sitzt er mit dem Bescheid am Schreibtisch und versteht zum ersten Mal: Steuern sind berechenbar. Keine Überraschungen, wenn man die Regeln kennt.
Sarah wartet noch auf ihren Bescheid. Sie hat im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einen erwarteten Gewinn von 8.000 Euro angegeben. Unter dem Grundfreibetrag, also vermutlich keine Vorauszahlung im ersten Jahr. Michael rechnet mit 5.000 Euro und ist in der gleichen Situation. Alle drei eint dieselbe Frage: Was erwartet sie steuerlich?
Die Antwort ist komplexer als bei Angestellten, aber nicht kompliziert. Solo-Selbstständige zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn, eventuell Umsatzsteuer auf ihre Umsätze und bei Gewerbetreibenden möglicherweise Gewerbesteuer. Die Sätze sind gesetzlich festgelegt, die Freibeträge großzügig, die Ausnahmen zahlreich. Wer seine Buchhaltung im Griff hat, kennt seine Steuerlast jederzeit. Überraschungen gibt es nur für die, die nicht hinschauen.
Die Einkommensteuer: Der Löwenanteil
Die Einkommensteuer ist für Solo-Selbstständige die wichtigste Steuer. Sie wird auf den Gewinn erhoben, also die Differenz zwischen Einnahmen und Betriebsausgaben. Der Gewinn fließt in das zu versteuernde Einkommen ein, zusammen mit eventuellen anderen Einkünften: Kapitalerträge, Mieteinnahmen, Einkommen aus einer parallelen Anstellung.
Der Grundfreibetrag
Jeder Steuerpflichtige hat einen Grundfreibetrag, bis zu dem keine Einkommensteuer anfällt. Für 2025 liegt er bei 12.096 Euro, für 2026 steigt er auf 12.348 Euro. Verheiratete mit gemeinsamer Veranlagung haben den doppelten Betrag. Wer also 2026 als Single unter 12.348 Euro zu versteuerndes Einkommen hat, zahlt keine Einkommensteuer.
Das zu versteuernde Einkommen ist nicht identisch mit dem Gewinn. Vom Gewinn werden noch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen abgezogen: Vorsorgeaufwendungen, Krankenversicherungsbeiträge, Spenden. Thomas hat 15.000 Euro Gewinn geplant, zahlt aber etwa 3.500 Euro für seine Krankenversicherung. Sein zu versteuerndes Einkommen liegt also bei etwa 11.500 Euro, unter dem Grundfreibetrag. Im ersten Jahr zahlt er möglicherweise keine Einkommensteuer.
Die Steuersätze
Oberhalb des Grundfreibetrags greift die Progression. Der Eingangssteuersatz liegt bei 14 Prozent und steigt mit jedem zusätzlichen Euro. Bei einem zu versteuernden Einkommen von 20.000 Euro beträgt der Durchschnittssteuersatz etwa 8 Prozent. Bei 40.000 Euro sind es rund 18 Prozent, bei 60.000 Euro etwa 25 Prozent. Der Spitzensteuersatz von 42 Prozent greift 2026 ab 69.879 Euro. Darüber hinaus, ab 277.826 Euro, gilt die Reichensteuer mit 45 Prozent.
Die Progression bestraft nicht den Erfolg, wie manchmal behauptet wird. Der Spitzensteuersatz gilt nur für den Teil des Einkommens, der über der jeweiligen Grenze liegt. Wer 80.000 Euro verdient, zahlt nicht 42 Prozent auf alles, sondern einen Durchschnitt aus allen Stufen. Der effektive Steuersatz bleibt deutlich niedriger als der Spitzensatz.
Wie funktionieren Vorauszahlungen?
Anders als Angestellte, bei denen der Arbeitgeber monatlich Lohnsteuer abführt, zahlen Selbstständige ihre Einkommensteuer in Vorauszahlungen. Das Finanzamt setzt die Beträge auf Basis der Schätzungen im Fragebogen oder der Vorjahreswerte fest. Die Zahlungen sind vierteljährlich fällig: 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember.
Im ersten Jahr sind die Vorauszahlungen oft niedrig oder null, weil das Finanzamt keine historischen Daten hat. Das fühlt sich gut an, ist aber einer der häufigsten Anfängerfehler. Wer im ersten Jahr gut verdient, erlebt bei der Steuererklärung eine Nachzahlung plus neue Vorauszahlungen für das zweite Jahr. Das kann drei Quartale Einkommensteuer auf einmal sein. Die Empfehlung: Vom Gewinn sofort 30 Prozent auf ein separates Konto legen. Bei höheren Gewinnen eher 40 Prozent.
Der Solidaritätszuschlag
Der Soli beträgt 5,5 Prozent der Einkommensteuer, aber nur für Besserverdienende. 2026 entfällt er vollständig bei einer Einkommensteuer unter 20.350 Euro, was einem zu versteuernden Einkommen von etwa 70.000 Euro entspricht. Für die meisten Solo-Selbstständigen ist der Soli damit irrelevant. Wer mehr verdient, zahlt ihn anteilig oder voll.
Die Umsatzsteuer: Durchlaufender Posten oder Last
Die Umsatzsteuer, umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt, ist keine Steuer auf den Gewinn, sondern auf den Umsatz. Unternehmer sammeln sie bei ihren Kunden ein und führen sie ans Finanzamt ab. Im Gegenzug ziehen sie die Umsatzsteuer ab, die sie selbst bezahlt haben. Die Differenz geht ans Finanzamt oder kommt zurück.
Die Regelsätze
Der normale Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. Er gilt für die meisten Produkte und Dienstleistungen, auch für digitale. Thomas berechnet 19 Prozent auf seine Datenpakete, Sarah auf ihre Kurse, Michael auf seine Baupläne. Eine Ausnahme gilt für E-Books: Sie unterliegen dem ermäßigten Satz von 7 Prozent, wie gedruckte Bücher. Auch bestimmte kulturelle Leistungen und Grundnahrungsmittel fallen unter den ermäßigten Satz.
Die Umsatzsteuer wird auf der Rechnung separat ausgewiesen. Eine Rechnung über 1.800 Euro netto zeigt 1.800 Euro plus 342 Euro Umsatzsteuer gleich 2.142 Euro brutto. Der Kunde zahlt brutto, der Unternehmer behält netto und führt die Differenz ab. Bei Privatkunden ist das ein echter Aufpreis. Bei Geschäftskunden ist es neutral, weil die den Vorsteuerabzug geltend machen.
Die Kleinunternehmerregelung
Wer wenig umsetzt, kann die Umsatzsteuer komplett umgehen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuerpflicht, wenn der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Seit 2025 gelten neue Werte: 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die alten Grenzen von 22.000 und 50.000 Euro sind Geschichte.
Die neue 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Grenze. Wer sie im laufenden Jahr überschreitet, verliert sofort den Kleinunternehmerstatus. Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das kann mitten im Geschäftsjahr passieren. Im alten System galt eine Prognose, jetzt zählt der tatsächliche Umsatz.
Gründer können im ersten Jahr Kleinunternehmer sein, wenn sie höchstens 25.000 Euro Umsatz erwarten. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht statt. Wer im Oktober gründet und bis Dezember 10.000 Euro umsetzt, darf trotzdem Kleinunternehmer bleiben, weil die 25.000 Euro nicht überschritten wurden. Im Folgejahr gelten dann die normalen Regeln.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Der größte Vorteil: Kein Umsatzsteuerausweis, keine Voranmeldungen, keine Umsatzsteuererklärung. Der Verwaltungsaufwand sinkt erheblich. Rechnungen werden einfacher, Preise für Privatkunden attraktiver. Sarah mit ihren Kursen für Privatpersonen profitiert davon. Ihre Kunden zahlen 99 Euro, nicht 117,81 Euro.
Der größte Nachteil: Kein Vorsteuerabzug. Wer Kleinunternehmer ist, bekommt die Umsatzsteuer auf eigene Einkäufe nicht erstattet. Ein Laptop für 1.190 Euro brutto kostet den Kleinunternehmer 1.190 Euro, den regelbesteuerten Unternehmer nur 1.000 Euro netto. Bei hohen Investitionen kann sich die Regelbesteuerung lohnen, selbst wenn der Umsatz unter der Grenze liegt.
Thomas verkauft an Geschäftskunden. Für die ist die Umsatzsteuer neutral, weil sie den Vorsteuerabzug haben. Er wählt die Regelbesteuerung, um seine eigene Vorsteuer abziehen zu können. Sarah bleibt Kleinunternehmer, weil ihre Privatkunden den niedrigeren Bruttopreis schätzen. Michael muss abwägen: Seine CAD-Software kostet viel, das spricht für Regelbesteuerung. Seine Kunden sind gemischt.
Wie oft ist die Umsatzsteuer zu melden?
Regelbesteuerte Unternehmer melden ihre Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt. Die Frequenz hängt von der Zahllast des Vorjahres ab: Bei mehr als 9.000 Euro ist die Voranmeldung monatlich fällig, zwischen 2.000 und 9.000 Euro vierteljährlich. Bei weniger als 2.000 Euro kann das Finanzamt eine Befreiung erteilen. Die monatliche Pflicht für Gründer ist bis 2026 ausgesetzt, sie werden nach ihrer Schätzung eingestuft.
Die Voranmeldung erfolgt elektronisch über ELSTER. Buchhaltungssoftware bereitet die Daten auf und überträgt sie mit einem Klick. Die Zahlung ist ebenfalls elektronisch, per Überweisung oder Lastschrift. Wer dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt, muss sich um Zahlungstermine nicht kümmern.
Die Gewerbesteuer: Nur für manche relevant
Die Gewerbesteuer betrifft nur Gewerbetreibende, nicht Freiberufler. Sarah mit ihren Kursen als freiberufliche Dozentin ist befreit. Thomas und Michael zahlen sie, aber nur wenn ihr Gewinn über dem Freibetrag liegt. Die Gewerbesteuer ist eine Gemeindesteuer, die Sätze variieren je nach Standort erheblich.
Der Freibetrag
Einzelunternehmer und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro. Erst darüber hinaus fällt Gewerbesteuer an. Für Thomas mit seinem geplanten Gewinn von 15.000 Euro ist das irrelevant. Er liegt unter dem Freibetrag und zahlt keine Gewerbesteuer. Kapitalgesellschaften wie die UG haben keinen Freibetrag, dort fällt ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer an.
Wie berechnet sich die Gewerbesteuer?
Die Gewerbesteuer errechnet sich in mehreren Schritten. Vom Gewinn werden Freibetrag und eventuelle Kürzungen abgezogen, das Ergebnis ist der Gewerbeertrag. Dieser wird mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent multipliziert, das ergibt den Steuermessbetrag. Dieser wiederum wird mit dem Hebesatz der Gemeinde multipliziert.
Die Hebesätze variieren stark. Der gesetzliche Mindestsatz beträgt 200 Prozent, der Bundesdurchschnitt liegt bei etwa 437 Prozent. München verlangt 490 Prozent, Frankfurt 460 Prozent, Berlin 410 Prozent. Einige kleinere Gemeinden wie Monheim am Rhein locken mit niedrigen 250 Prozent. Die Wahl des Standorts kann tausende Euro im Jahr ausmachen, ist aber selten der wichtigste Faktor.
Die Anrechnung auf die Einkommensteuer
Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gibt es einen Trost: Die Gewerbesteuer kann auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Der Anrechnungsbetrag ist das Vierfache des Steuermessbetrags, maximal die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer. Bei einem Hebesatz unter 400 Prozent übersteigt die Anrechnung die Gewerbesteuer, die Belastung ist also null. Bei höheren Hebesätzen bleibt eine Restbelastung.
In der Praxis bedeutet das: Ein Einzelunternehmer in München mit einem Gewerbeertrag von 50.000 Euro über dem Freibetrag zahlt etwa 860 Euro Gewerbesteuer, kann aber nur 700 Euro anrechnen. Die tatsächliche Mehrbelastung beträgt 160 Euro. In Monheim wäre sie null. Für die meisten Solo-Selbstständigen mit überschaubaren Gewinnen ist die Gewerbesteuer kein großes Thema.
Die Steuererklärung: Einmal jährlich
Selbstständige müssen jährlich eine Einkommensteuererklärung abgeben. Anders als Angestellte, die oft darauf verzichten können, sind sie zur Abgabe verpflichtet. Die Erklärung umfasst alle Einkünfte des Jahres, nicht nur die aus der Selbstständigkeit.
Welche Fristen gelten?
Die reguläre Abgabefrist ist der 31. Juli des Folgejahres. Für das Steuerjahr 2025 muss die Erklärung also bis zum 31. Juli 2026 beim Finanzamt sein. Wer einen Steuerberater beauftragt, bekommt automatisch Fristverlängerung bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Für 2025 wäre das der 28. Februar 2027.
Die elektronische Übermittlung über ELSTER ist Pflicht. Papierformulare werden nicht akzeptiert. Steuersoftware wie WISO oder SteuerSparErklärung führt durch den Prozess und überträgt die Daten. Wer die EÜR mit Buchhaltungssoftware erstellt, kann die Daten oft direkt übernehmen.
Was anzugeben ist
Die Anlage EÜR enthält die Gewinnermittlung aus der Selbstständigkeit. Die Anlage S oder G dokumentiert Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb. Wer Angestellter und Selbstständiger zugleich ist, füllt beides aus: Anlage N für das Gehalt, Anlage S oder G für den Gewinn. Dazu kommen Anlagen für Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen.
Die Komplexität steigt mit den Einkunftsarten. Wer nur selbstständig ist und keine besonderen Situationen hat, braucht im Wesentlichen die Anlage EÜR und die passende Einkunftsanlage. Das ist mit Software in wenigen Stunden erledigt. Wer daneben Immobilien vermietet, Kapitalerträge hat oder einen Nebenjob, muss mehr Zeit einplanen.
Steuerberater: Wann er sich lohnt
Die Frage, ob ein Steuerberater nötig ist, stellen sich viele Gründer. Die Antwort hängt vom Einzelfall ab. Für einfache Situationen mit geringem Umsatz ist er verzichtbar. Für komplexere Fälle kann er Geld sparen und Zeit freimachen.
Was kostet ein Steuerberater?
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Für eine einfache EÜR und Einkommensteuererklärung fallen etwa 500 bis 1.500 Euro im Jahr an, je nach Umsatz und Komplexität. Bei einem Gewinn von 20.000 Euro sind das 5 bis 7,5 Prozent des Gewinns. Das ist viel, kann sich aber rechnen, wenn der Berater Steueroptimierungen findet oder Fehler vermeidet.
Die Fristverlängerung allein ist für manche ein Grund. Wer bis Februar des übernächsten Jahres Zeit hat statt bis Juli, gewinnt sieben Monate. In dieser Zeit kann sich die Steuersituation ändern, können Investitionen geplant werden, kann Liquidität gesichert werden. Für Gründer mit unsicheren Einnahmen ist das ein echter Vorteil.
Alternativen zum Vollservice
Zwischen Selbermachen und Vollservice gibt es Zwischenstufen. Manche Berater bieten Pauschalpreise für die jährliche Erklärung, ohne laufende Betreuung. Andere prüfen nur die vom Mandanten vorbereitete EÜR und korrigieren Fehler. Online-Dienste wie Accountable kombinieren Software mit punktueller Beratung.
Thomas macht seine Buchhaltung selbst mit sevDesk und lässt am Jahresende einen Steuerberater drüberschauen. Die Kosten liegen bei 300 Euro, die Sicherheit ist hoch. Sarah macht alles selbst, weil ihre Situation einfach ist. Michael hat einen Berater, weil er unsicher ist und die Verantwortung abgeben will. Gerade für Anfänger halte ich den Hybridansatz für ideal: Software für das Tagesgeschäft, Steuerberater für die jährliche Kontrolle.
Steuern auf einen Blick
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Steuern für Solo-Selbstständige zusammen.
Die wichtigsten Freibeträge 2026
- Grundfreibetrag Einkommensteuer: 12.348 Euro
- Freibetrag Gewerbesteuer: 24.500 Euro
- Kleinunternehmergrenze Vorjahr: 25.000 Euro Umsatz
- Kleinunternehmergrenze laufendes Jahr: 100.000 Euro Umsatz
- Soli-Freigrenze: 20.350 Euro Einkommensteuer
Fazit
Steuern sind der Preis für eine funktionierende Gesellschaft. Für Solo-Selbstständige mit überschaubarem Gewinn ist die Last nach meiner Erfahrung geringer als oft befürchtet. Der Grundfreibetrag schützt kleine Einkommen, die Kleinunternehmerregelung reduziert den Aufwand, die Gewerbesteuer greift erst bei höheren Gewinnen und wird auf die Einkommensteuer angerechnet.
Thomas wird im ersten Jahr voraussichtlich keine Einkommensteuer zahlen, weil sein Gewinn nach Abzug der Versicherungsbeiträge unter dem Grundfreibetrag liegt. Keine Gewerbesteuer, weil sein Gewinn unter 24.500 Euro bleibt. Umsatzsteuer zahlt er, aber als Durchlaufposten. Sarah zahlt als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer. Michael muss am meisten aufpassen, weil seine Situation am komplexesten ist.
Mein wichtigster Rat: Rücklagen bilden. 30 Prozent vom Gewinn auf ein separates Konto legen, nicht ausgeben, bis der Steuerbescheid kommt. Wer das beherzigt, erlebt keine bösen Überraschungen. Im nächsten Teil geht es um die Praxis: Wie verkauft man digitale Produkte? Welche Plattformen eignen sich? Was ist rechtlich zu beachten?
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Steuerliche Änderungen 2025. bundesfinanzministerium.de
- Für-Gründer.de: Steuern 2026 - Freibeträge und Soli-Freigrenzen. fuer-gruender.de
- Finanztip: Grundfreibetrag 2025/2026. finanztip.de
- IHK München: Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer. ihk-muenchen.de
- sevDesk: Kleinunternehmerregelung 2025 neue Regeln. sevdesk.de
- Für-Gründer.de: Kleinunternehmerregelung Grenzen 2025. fuer-gruender.de
- Lexware: Gewerbesteuer-Rechner 2025. lexware.de
- IHK München: Gewerbesteuer Ratgeber. ihk-muenchen.de
- Accountable: Steueränderungen 2026 Selbstständige. accountable.de
- NWB: Neuregelungen für Kleinunternehmer ab 2025. nwb.de
- Wachstumschancengesetz 2024: Neuregelung §18 Abs. 2 UStG - Voranmeldungsgrenzen ab 2025. bundesgesetzblatt.de