Wenn Solo nicht mehr reicht
Thomas blickt auf sein zweites Jahr zurück. 18 Datenpakete verkauft, 42.000 Euro Umsatz, ein stabiler Kundenstamm. Die Nachfrage übersteigt seine Kapazität. Drei Anfragen konnte er letzte Woche nicht bedienen, weil er noch an bestehenden Aufträgen saß. Die Frage drängt sich auf: Sollte er jemanden einstellen? Oder Teile der Arbeit auslagern?
Sarah steht vor ähnlichen Überlegungen. Ihr Marketing-Kurs verkauft sich gut, die E-Mail-Liste wächst, die Supportanfragen nehmen zu. Zwei Stunden täglich gehen für Kundenfragen drauf, Zeit, die sie lieber in neue Kurse stecken würde. Michael dagegen ist zufrieden mit seinem Solo-Modell. Seine CAD-Vorlagen verkaufen sich ohne viel Aufwand, er genießt die Freiheit, die Überschaubarkeit.
Wachstum ist kein Muss. Viele Solo-Selbstständige bleiben bewusst klein. Sie verdienen genug, haben Zeit für andere Dinge, wollen keine Verantwortung für Mitarbeiter. Ich halte das für legitim. Aber wer wachsen will oder muss, sollte die Optionen kennen: Freelancer, Minijobber, Teilzeitkräfte, Vollzeitangestellte. Jede Option hat ihre Kosten, Risiken und Anforderungen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Die Frage nach dem Zeitpunkt lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt keine magische Umsatzzahl, ab der Wachstum automatisch Sinn macht. Wichtiger sind die Zeichen, die das Geschäft selbst sendet: strukturelle Engpässe, verpasste Chancen, dauerhafte Überlastung.
Woran erkenne ich, dass es Zeit wird?
Der offensichtlichste Indikator: Aufträge ablehnen müssen. Thomas hat drei Anfragen in einer Woche nicht bedient. Wenn das regelmäßig passiert, entgeht Umsatz und Reputation leidet. Kunden, die einmal abgelehnt wurden, fragen nicht unbedingt wieder an. Sie gehen zur Konkurrenz und bleiben dort.
Ein subtileres Zeichen: Keine Zeit für Weiterentwicklung. Sarah verbringt ihre Tage mit Support statt mit der Entwicklung neuer Kurse. Das kurzfristige Geschäft frisst das langfristige auf. Wer nur noch reagiert statt zu gestalten, steckt fest. Irgendwann veraltet das Angebot, die Konkurrenz zieht vorbei.
Das dritte Zeichen: Chronische Erschöpfung. Selbstständigkeit bedeutet Arbeit, aber sie sollte nicht krank machen. Wer dauerhaft 60 Stunden arbeitet und trotzdem nicht hinterherkommt, braucht Entlastung. Das muss nicht Wachstum bedeuten, es kann auch weniger Aufträge heißen. Meiner Erfahrung nach ist Delegation oft die bessere Lösung.
Woran erkenne ich, dass es noch zu früh ist?
Nicht jede Überlastung rechtfertigt Wachstum. Wenn die Auftragslage schwankt, wenn gute Monate schlechten folgen, dann ist Einstellung riskant. Ein Mitarbeiter kostet auch in schlechten Monaten. Wer noch keine stabile Basis hat, sollte warten oder mit Freelancern arbeiten, die flexibel buchbar sind.
Ein anderes Warnsignal: Die eigenen Prozesse sind nicht dokumentiert. Wer selbst nicht weiß, wie die Arbeit genau funktioniert, kann sie nicht delegieren. Die Einarbeitung frisst mehr Zeit als sie spart. Erst wenn Abläufe klar beschrieben sind, macht Delegation Sinn. Das gilt für Freelancer ebenso wie für Angestellte.
Freelancer: Flexibel und projektbezogen
Die einfachste Form der Entlastung sind Freelancer. Sie arbeiten projektbezogen, rechnen nach Stunden oder Pauschalen ab, sind nicht ins Unternehmen eingegliedert. Die Zusammenarbeit ist flexibel: mehr Aufträge in guten Zeiten, weniger in schlechten. Keine Sozialabgaben, keine Kündigungsfristen, kein Urlaubsanspruch.
Wo finde ich gute Freelancer?
Die gängigen Plattformen sind Fiverr, Upwork und Malt. Für deutsche Freelancer ist Freelancermap etabliert. Die Qualität schwankt stark, Bewertungen helfen bei der Einschätzung. Ein Testprojekt mit kleinem Umfang zeigt, ob die Zusammenarbeit funktioniert. Erst danach größere Aufträge vergeben.
Thomas könnte die Datenaufbereitung auslagern. Ein Freelancer mit Statistik-Kenntnissen übernimmt die Rohdatenverarbeitung, Thomas macht die Analyse und Interpretation. Sarah könnte Videoschnitt und Grafikerstellung delegieren. Michael braucht vielleicht jemanden, der Kundensupport auf Englisch übernimmt. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
Das Risiko der Scheinselbstständigkeit
Die Zusammenarbeit mit Freelancern birgt rechtliche Risiken. Wenn ein Freelancer wie ein Angestellter behandelt wird, kann die Deutsche Rentenversicherung Scheinselbstständigkeit feststellen. Die Folge: Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu 30 Jahre. Das kann existenzbedrohend sein.
Die wichtigsten Kriterien: Weisungsgebundenheit und Eingliederung. Wer dem Freelancer vorschreibt, wann und wo er arbeitet, macht etwas falsch. Wer dem Freelancer einen Schreibtisch im Büro gibt, E-Mail-Adresse der Firma und verpflichtende Meeting-Teilnahme, erst recht. Freelancer sollten frei sein in Ort, Zeit und Methode ihrer Arbeit. Nur das Ergebnis zählt.
Die 5/6-Regel ist ein wichtiges Indiz. Wenn mehr als fünf Sechstel des Umsatzes eines Freelancers von einem Auftraggeber stammen, ist das verdächtig. Thomas sollte nicht der einzige Kunde seines Datenspezialisten sein. Die Bundesregierung setzt verstärkt KI-gestützte Tools ein, um Scheinselbstständigkeit aufzudecken. Rechnungsmuster werden analysiert, Auffälligkeiten gemeldet.
Was gehört in den Freelancer-Vertrag?
Ein schriftlicher Vertrag schützt beide Seiten. Er sollte den Projektumfang beschreiben, das Honorar festlegen, die Selbstständigkeit des Freelancers betonen. Keine Urlaubsregelungen, keine Arbeitszeiten, keine Eingliederung in betriebliche Abläufe. Der Freelancer arbeitet eigenverantwortlich und liefert Ergebnisse.
Musterverträge gibt es bei den IHKs und auf Plattformen wie Freelancermap. Ein Anwalt sollte den Vertrag prüfen, wenn es um größere Summen geht oder die Zusammenarbeit dauerhaft sein soll. Die Kosten von 200 bis 500 Euro halte ich für gut investiert, wenn sie Probleme verhindern.
Der Minijob: Einstieg als Arbeitgeber
Der Minijob ist die niedrigschwelligste Form der Beschäftigung. Ein Minijobber verdient maximal 603 Euro im Monat (Stand 2026). Die Sozialabgaben trägt überwiegend der Arbeitgeber, der Minijobber bekommt sein Gehalt fast brutto für netto. Die Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale.
Was kostet ein Minijobber wirklich?
Auf den Bruttolohn kommen etwa 31 Prozent Abgaben. Ein Minijob mit 603 Euro kostet den Arbeitgeber also etwa 790 Euro monatlich. Die Abgaben setzen sich zusammen aus Rentenversicherung (15 Prozent), Krankenversicherung (13 Prozent), Pauschalsteuer (2 Prozent) und Umlagen (gut 1 Prozent). Keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung oder Pflegeversicherung.
Sarah überlegt: Für 790 Euro monatlich könnte sie eine Assistenz haben, die Supportanfragen bearbeitet. Bei 14 Euro Stundenlohn wären das gut 43 Stunden im Monat, etwa zehn Stunden pro Woche. Die Entlastung wäre spürbar. Die Frage ist, ob sie regelmäßig genug Arbeit hat, um jemanden auszulasten.
Wie aufwändig ist die Anmeldung?
Die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale ist kostenlos und dauert etwa eine Stunde. Sie muss vor dem ersten Arbeitstag erfolgen. Danach sind monatliche Meldungen fällig, die die Lohnsoftware automatisiert erledigt. DATEV, Lexware und andere bieten Module für die Lohnabrechnung, die ab etwa 10 Euro monatlich kosten.
Als Arbeitgeber trägt man Verantwortung: Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch (mindestens vier Wochen anteilig), Lohnfortzahlung bei Krankheit (über die Umlage abgesichert), Kündigungsschutz nach der Probezeit. Das klingt kompliziert, ist aber bei einem Minijobber überschaubar. Vorlagen und Muster gibt es bei der Minijob-Zentrale.
Wann sich ein Minijob lohnt
Der Minijob eignet sich für regelmäßige, überschaubare Aufgaben: Kundensupport, Social-Media-Betreuung, Buchhaltungsvorarbeiten, einfache Recherchen. Nicht geeignet ist er für spezialisierte Tätigkeiten, die hohe Qualifikation erfordern. Die Stundenlöhne im Minijob sind niedrig, entsprechend die Erwartungen an die Komplexität der Arbeit.
Ein Minijobber ist kein Ersatz für einen Freelancer-Spezialisten. Thomas braucht für die Datenaufbereitung jemanden mit Statistikkenntnissen, das ist kein Minijob. Sarah könnte den E-Mail-Support gut delegieren, das passt. Michael braucht vielleicht niemanden, seine Prozesse sind schlank genug.
Die Festanstellung: Vollwertiges Teammitglied
Der große Schritt: jemanden fest einstellen. Teilzeit oder Vollzeit, mit allen Rechten und Pflichten eines Arbeitsverhältnisses. Die Kosten sind höher, die Bindung enger, die Möglichkeiten aber auch. Ein Festangestellter kann Verantwortung übernehmen, mitdenken, das Unternehmen voranbringen.
Was kostet ein festangestellter Mitarbeiter?
Auf das Bruttogehalt kommen etwa 21 Prozent Arbeitgeberanteile: Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung. Bei 3.000 Euro brutto kostet der Mitarbeiter den Arbeitgeber etwa 3.630 Euro monatlich. Hinzu kommen Kosten für Arbeitsplatz, Equipment, Weiterbildung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
Eine grobe Faustregel: Ein Mitarbeiter kostet das 1,5 bis 2-fache seines Bruttogehalts. Bei 36.000 Euro Jahresgehalt sind das 54.000 bis 72.000 Euro tatsächliche Kosten. Diese Summe muss das Geschäft zusätzlich erwirtschaften. Oder der Mitarbeiter muss so produktiv sein, dass er seinen Lohn und mehr einbringt.
Welcher administrative Aufwand kommt auf mich zu?
Die Einstellung eines Mitarbeiters erfordert Vorbereitung: Arbeitsvertrag aufsetzen, Lohnabrechnung einrichten, bei den Sozialversicherungen anmelden, Berufsgenossenschaft informieren. Ein Steuerberater übernimmt die Lohnabrechnung für etwa 15 bis 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Das halte ich für gut investiertes Geld, denn Fehler bei der Lohnabrechnung sind teuer.
Der Arbeitsvertrag sollte vom Anwalt geprüft werden, zumindest der erste. Musterverträge sind ein Anfang, decken aber nicht alle Situationen ab. Kündigungsfristen, Probezeit, Überstundenregelung, Verschwiegenheit, Nebentätigkeiten, Home-Office: alles Themen, die geregelt sein wollen.
Wann sich Festanstellung lohnt
Festanstellung macht Sinn, wenn die Arbeit dauerhaft und umfangreich ist. Wenn Kontinuität wichtig ist, weil Wissen aufgebaut werden muss. Wenn Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen zählen. Für Thomas wäre ein Festangestellter sinnvoll, wenn er dauerhaft mehr Aufträge hat als er allein bewältigen kann. Für Sarah, wenn der Support zur Daueraufgabe wird und sie jemanden braucht, der die Kunden kennt.
Nicht sinnvoll ist Festanstellung bei schwankender Auftragslage, bei Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, bei Spezialwissen, das nur projektweise gebraucht wird. Dann sind Freelancer oder Minijobber die bessere Wahl. Die Flexibilität wiegt den höheren Stundensatz auf.
Die Rechtsform überdenken
Mit dem Wachstum kann ein Wechsel der Rechtsform sinnvoll werden. Das Einzelunternehmen, das am Anfang perfekt war, stößt bei höheren Umsätzen und Mitarbeitern an Grenzen. Die persönliche Haftung wird riskanter, die steuerliche Optimierung komplexer.
Wann die UG oder GmbH Sinn macht
Ab etwa 50.000 Euro Jahresgewinn lohnt sich die Prüfung. Die UG begrenzt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen, das Privathaus bleibt geschützt. Die Kosten für Buchführung und Jahresabschluss steigen, aber bei höheren Gewinnen fällt das weniger ins Gewicht. Ein Steuerberater sollte durchrechnen, ob die Umwandlung lohnt.
Die steuerlichen Vorteile sind begrenzt, aber vorhanden. Kapitalgesellschaften zahlen Körperschaftsteuer (15 Prozent) plus Gewerbesteuer, das kann günstiger sein als der Einkommensteuerspitzensatz von 42 Prozent. Allerdings nur für den Teil des Gewinns, der im Unternehmen bleibt. Was ausgeschüttet wird, unterliegt der Kapitalertragsteuer. Die Gesamtrechnung ist komplex.
Der Wechsel in der Praxis
Ein Einzelunternehmen kann nicht direkt in eine UG umgewandelt werden. Man gründet eine neue Gesellschaft und überträgt das Geschäft. Das erfordert Notartermine, Handelsregistereintrag, neue Verträge mit Kunden und Lieferanten. Der Aufwand liegt bei einigen tausend Euro und mehreren Wochen Zeit. Nichts für nebenbei, aber machbar mit professioneller Begleitung.
Thomas denkt noch nicht an Umwandlung. Seine 42.000 Euro Umsatz sind zu gering. Aber wenn es so weitergeht, in drei Jahren vielleicht 100.000 Euro oder mehr, dann wird das Thema aktuell. Sarah und Michael sind noch weiter davon entfernt. Sie bleiben beim Einzelunternehmen, vorerst.
Solo bleiben: Eine legitime Wahl
Nicht jeder muss wachsen. Viele Solo-Selbstständige entscheiden sich bewusst gegen Mitarbeiter. Sie schätzen die Freiheit, die Einfachheit, die geringe Verantwortung. Sie verdienen genug für ein gutes Leben und wollen es dabei belassen.
Michael ist das beste Beispiel. Seine CAD-Vorlagen bringen 1.500 Euro im Monat, neben seiner Halbtagsstelle als Angestellter. Er arbeitet etwa zehn Stunden pro Woche daran, manchmal mehr, manchmal weniger. Die Freiheit ist ihm wichtiger als höherer Umsatz. Er will kein Chef sein, er will Pläne zeichnen.
Die Entscheidung gegen Wachstum ist keine Niederlage. Sie ist eine strategische Wahl, die zum eigenen Lebensmodell passt. Wer glücklich ist mit seiner Solo-Selbstständigkeit, sollte sich nicht von Wachstumsdogmen verunsichern lassen. Mehr ist nicht automatisch besser.
Fazit
Der Schritt vom Solo-Selbstständigen zum Arbeitgeber ist groß, aber nicht unüberwindbar. Die Optionen sind abgestuft: vom Freelancer-Projekt über den Minijob bis zur Festanstellung. Jede Stufe hat ihre Kosten und ihren Nutzen, ihre Risiken und ihre Chancen. Meiner Erfahrung nach hängt die richtige Wahl von der eigenen Situation ab, nicht von abstrakten Regeln.
Thomas wird im dritten Jahr wohl jemanden einstellen. Sein Geschäft wächst, die Nachfrage ist stabil, die Arbeit teilbar. Sarah experimentiert mit einer Minijob-Assistenz für den Support. Michael bleibt solo und ist zufrieden damit. Alle drei haben den richtigen Weg für sich gefunden. Ich rate dazu, die eigene Entscheidung ebenso bewusst zu treffen: erst die Situation prüfen, dann klein anfangen, dann skalieren.
Diese Serie endet hier, aber die Reise geht weiter. Solo-Selbstständigkeit ist kein Ziel, sondern ein Weg. Er führt manche zum kleinen Unternehmen, andere zur erfüllten Ein-Personen-Firma, wieder andere zurück in die Anstellung. Ich bin überzeugt: Alle Wege sind richtig, solange sie bewusst gewählt sind. Die Grundlagen sind gelegt. Jetzt liegt es an Ihnen.
Quellen
- Minijob-Zentrale: Abgaben und Steuern für gewerbliche Minijobs 2026. minijob-zentrale.de
- Minijob-Magazin: Minijob-Beiträge 2026 - Arbeitgeber zahlen geringere Umlage U1. magazin.minijob-zentrale.de
- Lexware: Minijob - So stellen Arbeitgeber 603-Euro-Kräfte ein. lexware.de
- Freelancermap: Scheinselbstständigkeit Checkliste und Kriterien. freelancermap.de
- VGSD: Aktuelle Informationen zur Scheinselbständigkeit. vgsd.de
- Human Resources Manager: KIRA - Betriebsprüfungen der DRV ab 2025 mit KI. humanresourcesmanager.de
- Für-Gründer.de: Scheinselbstständigkeit Definition und Folgen. fuer-gruender.de
- Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV): Anpassung Juli 2025. bundesfinanzministerium.de
- WirtschaftsWissen: Was kostet ein Minijob wirklich. wirtschaftswissen.de
- Deutsche Rentenversicherung: Geringfügig entlohnte Beschäftigte. deutsche-rentenversicherung.de