Estland schafft das in drei Minuten

Im März 2014 saß ein ukrainischer Softwareentwickler in einem Café in Kiew und gründete ein Unternehmen in Estland. Er füllte ein Formular aus, authentifizierte sich mit einer digitalen ID und klickte auf „Absenden“. Zwanzig Minuten später war seine Firma registriert. Handelsregister, Steuernummer, Gewerbeanmeldung: alles erledigt. Er hatte das Land nie betreten.

In Deutschland hätte derselbe Vorgang Wochen gedauert. Zuerst zum Notar, Gesellschaftsvertrag beurkunden lassen. Dann Handelsregister beim Amtsgericht, Bearbeitungszeit vier bis sechs Wochen. Parallel Gewerbeanmeldung bei der Kommune, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt, IHK-Zwangsmitgliedschaft, Berufsgenossenschaft. Jede Behörde will dieselben Daten in einem eigenen Formular. Manche akzeptieren nur Papier.

Der Vergleich klingt übertrieben, aber er ist dokumentiert. Estland liegt im EU-Ranking für digitale Verwaltung seit Jahren auf den vordersten Plätzen. Deutschland rangiert unter dem EU-Durchschnitt. Ein Land mit 1,3 Millionen Einwohnern hat geschafft, woran ein Land mit 84 Millionen seit Jahrzehnten scheitert. Das hat Gründe, und keiner davon heißt „Estland ist halt kleiner“.

Was steckt hinter Estlands X-Road?

X-Road ist das Rückgrat der estnischen Digitalverwaltung. Die Plattform verbindet 929 Institutionen über 1.887 Informationssysteme miteinander. Mehr als 3.000 digitale Dienste laufen darüber, von der Steuererklärung bis zur Rezeptausstellung. Das System funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Daten gehören dem Bürger, und jede Behörde greift über eine zentrale Schnittstelle darauf zu, statt eigene Datensilos zu pflegen.

Das Herzstück ist das Once-Only-Prinzip, und zwar gesetzlich verankert. Kein Bürger, kein Unternehmen muss dem Staat eine Information zweimal mitteilen. Name, Adresse, Geburtsdatum, Firmenadresse: Einmal eingegeben, überall verfügbar. In Deutschland ist das Gegenteil die Regel. Wer umzieht, teilt seine neue Adresse dem Einwohnermeldeamt mit, der KFZ-Zulassungsstelle, der Krankenkasse, dem Finanzamt, der Rundfunkgebührenanstalt. Fünf Formulare für eine einzige Änderung.

Die Zahlen sprechen für sich. Esten erledigen ihre Steuererklärung in durchschnittlich drei Minuten, weil alle relevanten Daten bereits vorausgefüllt im System liegen. Im Dezember 2024 feierte Estland als erstes Land weltweit die vollständige Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsleistungen, die Online-Scheidung war die letzte, die folgte. Nach Berechnungen der estnischen Regierung und der OECD spart die digitale Verwaltung mehr als 820 Arbeitsjahre pro Jahr. Digitale Signaturen allein bringen dem Land laut einer Studie der estnischen Regierung einen wirtschaftlichen Vorteil von zwei Prozent des Bruttoinlandsprodukts pro Jahr.

Auch bei den Kosten zeigt sich der Unterschied dramatisch. Estlands Steuererhebungskosten betragen ein Sechstel dessen, was Deutschland pro eingenommenem Euro aufwendet. Zwischen 2003 und 2012 konnte die estnische Steuerbehörde ihr Personal um 36,7 Prozent reduzieren, ohne dass die Einnahmen sanken. Im Gegenteil: Sie stiegen.

Wer jetzt einwendet, das funktioniere nur in einem kleinen Land, dem sei gesagt: Mehr als 25 Länder und Territorien nutzen inzwischen die X-Road-Technologie, darunter Finnland, Island, Japan, Brasilien, Mexiko und Vietnam. Finnland mit rund 5,5 Millionen Einwohnern hat bereits 2015 die auf X-Road basierende Plattform Suomi.fi in Betrieb genommen, seit 2017 entwickeln Estland und Finnland die Technologie gemeinsam im Nordic Institute for Interoperability Solutions weiter. Das System skaliert. Die Frage ist nicht, ob es in größeren Ländern funktioniert. Die Frage ist, warum Deutschland es nicht einmal versucht.

7.509 Verwaltungsleistungen, 823 digitalisiert: Das OZG-Debakel

Deutschland hatte durchaus einen Plan. Das Onlinezugangsgesetz von 2017 verpflichtete Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online anzubieten, gerechnet nach heutiger Zählung sind das 7.509 Einzelleistungen. Die Frist verstrich. Ende 2022 waren laut Bundesrechnungshof nur vier Prozent der Leistungen gesetzeskonform digitalisiert. Drei Jahre nach Fristablauf, im Januar 2026, sind es nach dem Behörden-Digimeter der INSM gerade einmal 823 Leistungen, elf Prozent. Bei gleichbleibendem Tempo würde die vollständige Digitalisierung mehr als 19 Jahre dauern.

Das OZG 2.0 sollte es richten. Die Bundesregierung legte 2023 einen Nachfolgeentwurf vor, der unter anderem ein Bundeskonto für alle Bürger und verpflichtende Standards vorsah. Im März 2024 scheiterte der Entwurf zunächst im Bundesrat. Nach Vermittlungsverfahren einigten sich Bund und Länder im Juni 2024 auf einen abgespeckten Kompromiss, das OZG-Änderungsgesetz trat am 24. Juli 2024 in Kraft. Das verpflichtende Bundeskonto wurde gestrichen, die Länder behielten ihre Verwaltungshoheit. Der Normenkontrollrat bilanzierte: Dem Gesetz fehle die Kraft zum großen Wurf. 16 Bundesländer entwickeln weiterhin eigene IT-Systeme, teils baut jede Kommune ihre eigene Lösung. Doppelarbeit als Prinzip.

Immerhin hat sich seit Mai 2025 etwas bewegt. Die Merz-Regierung schuf erstmals ein Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung unter Karsten Wildberger. Die BundID, Deutschlands zentrales Servicekonto, zählt im April 2026 rund fünf Millionen Nutzer, bei 68 Millionen Erwachsenen bleibt das mager. Eine aktuelle Bitkom-Umfrage von 2025 zeigt, dass 90 Prozent der Deutschen deutlich mehr Tempo bei der Verwaltungsdigitalisierung fordern, 69 Prozent wollen, dass der Bund mehr Durchgriffsrechte gegenüber Ländern und Kommunen bekommt. Deutsche Mittelständler wenden nach Berechnungen der KfW rund sieben Prozent ihrer Arbeitszeit für Bürokratie auf, hochgerechnet fast 400 Stunden pro Jahr.

Das OZG war kein Digitalisierungsprojekt. Es war ein Beschäftigungsprogramm für IT-Berater. Milliarden flossen in Konzepte, Gutachten, Pilotprojekte und Koordinierungsgremien. Die Ergebnisse für den Bürger sind kaum spürbar. Wer ein Gewerbe anmelden will, findet vielleicht ein PDF-Formular zum Ausdrucken. Fortschritt sieht anders aus.

Singapurs Rezept: Was passiert, wenn Leistung zählt statt Lebenszeit?

In Singapur gibt es keine Verbeamtung auf Lebenszeit. Staatsbedienstete werden nach Leistung bezahlt und befördert, nicht nach Dienstjahren. Der variable Gehaltsanteil kann bis zu sechs Monatsgehälter betragen, abhängig von der individuellen Bewertung und der wirtschaftlichen Lage des Landes. Wer schlecht arbeitet, bekommt weniger. Wer sehr schlecht arbeitet, wird versetzt oder entlassen. Das klingt trivial, aber im deutschen System ist es undenkbar.

Die Ergebnisse lassen sich messen. 99 Prozent aller Regierungstransaktionen in Singapur werden online abgewickelt. Im UN E-Government Survey 2024 belegt der Stadtstaat Platz drei weltweit, das Waseda International Digital Government Ranking 2025 führt Singapur sogar zusammen mit Dänemark, Estland und Großbritannien auf Platz eins. Die GovTech-Agentur, eine zentrale Digitalisierungsbehörde mit über 3.000 Mitarbeitern, überwiegend Ingenieuren und Entwicklern, treibt die Modernisierung voran. Statt dass jedes Ministerium seine eigene IT bastelt, bündelt eine Organisation die technische Kompetenz.

In Deutschland arbeiten laut Statistischem Bundesamt rund 1,7 Millionen Beamte im öffentlichen Dienst. Sie genießen Unkündbarkeit, eine Pension, die im Schnitt 3.400 Euro brutto monatlich beträgt, und eine Beihilfe zur privaten Krankenversicherung. Der durchschnittliche Rentenzahlbetrag aller Altersrenten liegt laut Deutscher Rentenversicherung bei 1.289 Euro, die Standardrente nach 45 Beitragsjahren bei rund 1.835 Euro brutto. Der Unterschied ist nicht zu rechtfertigen, wenn die Gegenleistung stimmt. Aber stimmt sie? Wer schon einmal versucht hat, einen Personalausweis in einer deutschen Großstadt zu beantragen, kennt die Antwort. Vier Wochen Wartezeit für einen Termin, der in zehn Minuten erledigt ist.

Laut dbb-Bürgerbefragung 2025, durchgeführt von Forsa, halten 73 Prozent der Deutschen den Staat bei zentralen Aufgaben für überfordert, 70 Prozent glauben nicht, dass die neue Bundesregierung daran etwas ändert. Friedrich Merz forderte als CDU-Vorsitzender im Wahlkampf 2024, die Verbeamtung auf hoheitliche Aufgaben zu beschränken: Polizei, Justiz, Steuerverwaltung, Militär. Das würde nach Schätzungen 60 bis 75 Prozent aller Neuverbeamtungen betreffen. Nach Merz' Amtsantritt als Bundeskanzler im Mai 2025 verschwand der Vorschlag in der Schublade. Der Koalitionsvertrag mit der SPD spricht nur noch von besseren Karrierechancen im öffentlichen Dienst, Innenminister Dobrindt diskutiert stattdessen höhere Beamtengehälter. Die Verbeamtung von rund 700.000 Lehrkräften hat nichts mit hoheitlichen Aufgaben zu tun. Es ist Besitzstandswahrung, verpackt als Tradition.

Der Einwand liegt auf der Hand: Singapur ist ein Stadtstaat mit sechs Millionen Einwohnern, keine föderale Demokratie. Das stimmt. Aber das Prinzip, Leistung zu belohnen und Minderleistung zu sanktionieren, lässt sich übertragen. Die Schweiz hat ein ähnliches System ohne die autoritären Züge. Dort verdienen Staatsangestellte marktüblich, haben aber keinen Sonderstatus gegenüber Angestellten in der Privatwirtschaft. Und die Schweizer Verwaltung funktioniert im europäischen Vergleich ausgezeichnet.

Wie Irland mit Bürgerräten Verfassungen änderte

Von November 2016 bis April 2017 traf sich in Dublin eine Versammlung von 99 Menschen. Sie waren nicht gewählt worden. Keine Partei hatte sie nominiert, kein Lobbyverband entsandt. Sie waren per Los ausgewählt worden, repräsentativ nach Alter, Geschlecht, Region und sozialem Hintergrund. Ihre Aufgabe: über das Abtreibungsverbot in der irischen Verfassung zu beraten. Ein Thema, an dem sich Parteien seit 30 Jahren die Zähne ausgebissen hatten.

Die Citizens' Assembly tagte an fünf Wochenenden. Die Mitglieder hörten Experten, diskutierten in Kleingruppen, wogen Argumente ab. Am Ende stimmten 87 Prozent dafür, das Abtreibungsverbot zu ändern. Die Regierung legte die Empfehlung dem Volk vor. Am 25. Mai 2018 stimmten 66,4 Prozent der Iren in einem Referendum dafür. Eine Verfassungsänderung, die politisch jahrzehntelang blockiert war, wurde durch Bürger möglich, die keine politische Agenda hatten.

Es war kein Einzelfall. Schon 2013 hatte die irische Constitutional Convention, ein bürgerrätliches Format mit 66 ausgelosten und nominierten Mitgliedern, die Eheöffnung für gleichgeschlechtliche Paare empfohlen. Im Referendum von 2015 stimmten 62,1 Prozent dafür. Seit 2016 hat Irland sechs weitere Bürgerräte zu Themen wie Klima, Geschlechtergleichheit, Biodiversität und Drogenpolitik einberufen. Nicht alle Empfehlungen führten zu erfolgreichen Referenden: Im März 2024 lehnten die Wähler zwei aus der Gender-Equality-Assembly hervorgegangene Verfassungsänderungen deutlich ab. Aber das Abtreibungsreferendum bleibt ein Lehrstück dafür, wie ausgeloste Bürger jahrzehntelange Parteiblockaden überwinden können.

Bürgerräte sind keine Spielerei für Politikverdrossene. Irland hat damit Verfassungsänderungen durchgesetzt, an denen Parteien 30 Jahre gescheitert sind. Das Format funktioniert, weil es die Stärken repräsentativer Demokratie mit den Stärken direkter Beteiligung kombiniert. Gewöhnliche Bürger, die sich informieren, diskutieren und entscheiden, ohne Wiederwahlkalkül, ohne Fraktionszwang, ohne Lobbyistenflur.

In Ostbelgien läuft seit Februar 2019 der weltweit erste permanente Bürgerrat. Ein steuerndes Gremium aus 24 per Los bestimmten Personen legt die Themen fest, wechselnde Bürgerversammlungen mit je 25 bis 50 Mitgliedern erarbeiten dann die konkreten Empfehlungen. Nach fünf Jahren Praxis novellierte das Parlament der Deutschsprachigen Gemeinschaft im April 2024 das Dekret und stärkte die Mitspracherechte der Bürgerversammlungen am Ablauf. Die bisherigen Ergebnisse sind konkret: erleichterter Zugang zu Sozialwohnungen, Handyverbot an Schulen, vereinfachte Bürokratie für Kleinunternehmer. Das Parlament muss zu jeder Empfehlung Stellung nehmen und eine Ablehnung begründen. Ostbelgien ist mittlerweile nicht mehr allein: Paris hat seit 2021 einen permanenten Bürgerrat, Brüssel seit 2023 eine permanente Klima-Bürgerversammlung.

Für Deutschland wäre ein solches Instrument bei Föderalismus-Blockaden besonders wertvoll. Rentenreform, Bildungsföderalismus, Verwaltungsmodernisierung: Themen, bei denen Bund und Länder sich seit Jahren gegenseitig lähmen. Ein permanenter Bürgerrat beim Bundestag, nach dem Vorbild Ostbelgiens, könnte den Knoten durchschlagen. Nicht als Ersatz für das Parlament, sondern als Ergänzung. Als Organ, das unbequeme Wahrheiten ausspricht, weil es keiner Wiederwahl unterliegt.

Dänemark: Warum dort digitale Verwaltung Pflicht ist

Dänemark hat im November 2014 eine Entscheidung getroffen, die in Deutschland undenkbar wäre. Die Regierung verpflichtete alle Bürger ab 15 Jahren, mit Behörden ausschließlich digital zu kommunizieren. Kein Brief, kein Fax, kein Vorsprechen am Schalter. Digital Post heißt das System: ein einheitliches elektronisches Postfach für sämtliche Behördenkommunikation. Seit 2022 ist es mit der digitalen Identität MitID verknüpft, die heute 96,6 Prozent aller Dänen über 15 Jahren aktiv nutzen.

Rund fünf bis sechs Prozent der Bevölkerung sind befreit: Ältere Menschen ohne Internetzugang, Menschen mit Behinderungen, Personen ohne festen Wohnsitz. Für alle anderen gilt: Wer einen Brief vom Finanzamt, der Kommune oder der Krankenversicherung bekommt, findet ihn in Digital Post. Und nur dort.

Die Zahlen sind beeindruckend. 94 Prozent der Dänen nutzen Digital Post aktiv, die eingesparten Staatsausgaben belaufen sich auf rund eine Milliarde Kronen pro Jahr, etwa 134 Millionen Euro. Im Dezember 2025 ging Dänemark noch einen Schritt weiter: Die Staatspost PostNord stellte nach rund 400 Jahren die gesamte Briefzustellung ein. Dänemark ist damit das erste Land der Welt ohne klassischen Briefverkehr. Digital Post und MitID haben den Brief schlicht überflüssig gemacht.

Was in Dänemark funktioniert, liegt auch an der Vorbereitung. Die Regierung investierte über Jahre in digitale Infrastruktur, bevor sie die Pflicht einführte. Bibliotheken boten Kurse an, Kommunen richteten Hilfsschalter ein, ein Callcenter unterstützte bei technischen Problemen. Die Botschaft war: Wir zwingen euch nicht blind ins Digitale, aber wir gehen diesen Weg. Wer Hilfe braucht, bekommt sie.

In Südkorea geht die Datensouveränität rechtlich noch weiter. Das MyData-System, im März 2025 vollständig in Kraft getreten, gibt Bürgern das Recht, ihre persönlichen Daten von jeder Stelle anzufordern oder direkt an einen neuen Anbieter übertragen zu lassen. Der Rollout läuft sektorweise: Finanzen und Gesundheit sind schon am Start, der Energiesektor folgt im Juni 2026. Datenschutz nicht als Bürde für die Verwaltung, sondern als Recht des Einzelnen, das technisch durchgesetzt wird.

Der deutsche Reflex wäre: Aber Datenschutz! Die DSGVO! Estland, Dänemark und Südkorea haben strengere Datenschutzregeln als Deutschland. Der Unterschied: Sie setzen Datenschutz durch Technik um, nicht durch Papierformulare. X-Road protokolliert jeden einzelnen Datenzugriff. Jeder Este kann jederzeit sehen, welcher Beamte auf welche Daten zugegriffen hat. In Deutschland weiß niemand, was mit den Formularen passiert, die man beim Bürgeramt abgibt.

Was wäre der erste Schritt?

Reformvorschläge gibt es genug. Was fehlt, ist die Bereitschaft, an den Strukturen zu rütteln, die das Problem verursachen. Fünf Maßnahmen, die sofort wirken würden:

Erstens: eine Grundgesetzänderung für eine einheitliche föderale IT-Infrastruktur. Die Diskussion läuft bereits. Artikel 91c des Grundgesetzes erlaubt zwar eine Zusammenarbeit von Bund und Ländern bei der IT, aber er erzwingt sie nicht. Solange jedes Bundesland sein eigenes Meldesystem betreiben darf, wird sich nichts ändern. Der Bund müsste Standards setzen dürfen, die für alle gelten.

Zweitens: verpflichtende Nachnutzung statt 16-facher Parallelentwicklung. Wenn Schleswig-Holstein ein funktionierendes Bauantragsportal gebaut hat, sollte Bayern es übernehmen müssen, statt ein eigenes zu entwickeln. Das EfA-Prinzip („Einer für Alle“) existiert auf dem Papier, aber kaum ein Land hält sich daran. Freiwilligkeit funktioniert nicht.

Drittens: ein zentraler digitaler Identitätsnachweis als Fundament. Der Personalausweis hat seit 2010 eine eID-Funktion. 16 Jahre später haben laut PwC-Studie von Ende 2025 rund 35 Prozent der Erwachsenen die Funktion überhaupt aktiviert, aktiv genutzt haben sie gerade einmal 20 Prozent. Seit Mai 2025 wird die eID bei neuen Ausweisen immerhin automatisch eingeschaltet. Zum Vergleich: In Dänemark haben 96,6 Prozent der Bevölkerung eine aktive MitID. Die EU-weite digitale Brieftasche EUDI-Wallet soll in Deutschland ab Januar 2027 verfügbar sein, zwei Jahre später als in vielen Nachbarländern. In Estland bekommt jeder Neugeborene eine digitale Identität. In Deutschland scheitert man am Kartenlesegerät.

Viertens: Experimentierklauseln für Modellkommunen. Gemeinden, die bereit sind, radikal neue Wege zu gehen, sollten von bürokratischen Vorschriften befreit werden können. Temporär, kontrolliert, mit wissenschaftlicher Begleitung. Wenn der Versuch scheitert, kehrt man zum alten System zurück. Wenn er funktioniert, wird er ausgerollt. So funktioniert Innovation im öffentlichen Sektor. Nicht durch Großprojekte, sondern durch kontrollierte Experimente.

Fünftens: ein permanenter Bürgerrat beim Bundestag nach dem Vorbild Ostbelgiens. Nicht für jedes Thema, aber für die großen Blockaden. Verwaltungsreform, Rentenreform, Bildungsföderalismus. Themen, bei denen Parteien seit Legislaturperioden kreisen, ohne zu landen. Bürger ohne Wiederwahlsorgen können unbequeme Empfehlungen aussprechen. Das irische Modell hat gezeigt, dass Gesellschaften zu mehr bereit sind, als ihre Politiker ihnen zutrauen.

Fazit

Die Fakten sind erdrückend. Estland spart mehr als 820 Arbeitsjahre pro Jahr durch digitale Verwaltung und hat seit Dezember 2024 100 Prozent aller Dienste online. Singapur wickelt 99 Prozent aller Regierungstransaktionen online ab. Irland hat durch Bürgerräte Verfassungsänderungen durchgesetzt, an denen Parteien gescheitert waren. Dänemark hat Ende 2025 die Briefzustellung komplett eingestellt. Und Deutschland? Streitet darüber, ob Faxgeräte in Gesundheitsämtern neben DEMIS überhaupt noch gebraucht werden.

Das Problem ist nicht die Größe des Landes. Finnland nutzt X-Road, und Finnland hat 5,5 Millionen Einwohner. Das Problem ist nicht der Datenschutz. Estland hat strengeren Datenschutz und trotzdem eine digitale Verwaltung. Das Problem ist nicht das Geld. Deutschland hat Milliarden ins OZG gesteckt und kaum Ergebnisse erzielt. Estland beweist: Das Problem ist nicht die Größe des Landes, sondern die Größe der Ausreden.

Deutschland braucht keine neuen Studien, keine weiteren Digitalgipfel, keine zusätzlichen Koordinierungsrunden. Es braucht politischen Willen, der über eine Legislaturperiode hinausreicht. Eine Grundgesetzänderung für einheitliche IT, eine Beamtenreform nach Schweizer Vorbild, Bürgerräte für die großen Blockaden. Nichts davon ist unmöglich. Alles davon funktioniert anderswo.

Im nächsten Teil geht es um den Bereich, in dem die Folgen der Reformunfähigkeit am direktesten spürbar sind: das Sozialsystem. 502 Sozialleistungen, 18 Behörden, null Überblick. Und Länder, die zeigen, dass es einfacher geht.

Quellen

e-Estonia: X-Road, The Backbone of e-Estonia. e-estonia.com, abgerufen April 2026
e-Estonia: Estonia 100% Digital Government Services. e-estonia.com, Dezember 2024
e-Estonia: E-Governance Saves Money and Working Hours. e-estonia.com, 2024
Estonian Ministry of Economic Affairs: Digital Signatures Save 2% of GDP Annually. RIA/MKMT Report 2024
NIIS: X-Road Implementations Worldwide, Over 25 Countries. niis.org, abgerufen April 2026
Bundesrechnungshof: Bericht zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. BRH 2023
INSM/IW Köln: Behörden-Digimeter 2026, Deutschlands Verwaltung bleibt Digitalwüste. insm.de, Januar 2026
BMI: Onlinezugangsgesetz-Änderungsgesetz, Inkrafttreten 24. Juli 2024. bmi.bund.de
Bundesrat: Vermittlungsausschuss zum OZG 2.0, Einigung Juni 2024. bundesrat.de
Bitkom e.V.: Verwaltungsdigitalisierung, 90 Prozent fordern mehr Tempo. bitkom.org, 2025
KfW Research: Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, Bürokratie im Mittelstand. kfw.de, April 2025
BMDS: Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung, Modernisierungsagenda. bmds.bund.de, Oktober 2025
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Danish Agency for Digital Government: Digital Post Statistics 2024/2025. digst.dk
CNN / Handelsblatt: Dänemark beendet Briefzustellung, Dezember 2025
PIPC South Korea: MyData System Full Implementation, März 2025. pipc.go.kr
PwC Deutschland: Digitale Legitimationsverfahren 2025, 20 Prozent aktive eID-Nutzung. pwc.de
European Commission / Capgemini: eGovernment Benchmark 2025, Deutschland auf Rang 23 von 27. digital-strategy.ec.europa.eu

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